行政/管理助理

职位概要

该级别中有三个职位，分别为组织内的高层管理人员提供支持：学监和校董会、首席运营官和人力资源执行主任。该职位的员工还可为学监执行委员会（行政管理）的其他成员提供支持，包括中等教育助理学监、初等教育助理学监和战略计划主任。

该职位的员工履行各种机密行政职责，包括研究和写作；调查；制定程序、方法和建议以实现既定目标；以及在与地区政策、董事会政策和集体谈判规则有关的事务中提供行政支持。该员工是行政主管与员工和社区（包括州和地方领导人及政要）的联络人和直接联系人。

该级别的三个职位作为行政助理团队的一部分开展合作，以简化工作流程，并对每个职位的后备支持进行交叉培训。

班级特点

本职等属于管理/行政助理系列中的全职级别。本职等的雇员履行全部职责。本级员工独立工作，但与行政主管和/或行政管理部门的其他成员合作，因此只在新的或不寻常的情况下，或在行政主管或助理认为必要的情况下偶尔接受指导或协助。他们完全了解工作单位的运作程序和政策。

该职类有别于行政助理/秘书职类系列，其职责包括在特定计划或部门内拥有更多的自主权、决策权和技术知识。

接受和行使的监督

该职位的员工直接向其指定的行政人员（主管）报告工作，但也可能根据工作流程和项目需要向其他行政管理人员报告部分工作。工作任务和执行这些任务的方法通常由员工自己判断，主管则根据需要或要求提供指示、建议和决定。

可对指定的办事员进行技术监督。

基本职能

1. 对行政问题、项目和地区政策进行研究、调查和/或评估。
2. 撰写、整理、分析、编辑、评估和保存大量书面材料，包括信件、会议记录、报告、议程、统计数据、图表或其他文件，作为原创作品或根据口头或书面说明或指示撰写。
3. 监督行政管理部门和校董会办公室的年度预算，维护、核对并创建电子表格和报告，包括机密法律账单。监督指定领域的预算，处理支出。
4. 协调校董会的工作：筹备和出席校董会会议；出席议程规划；汇编议程包和补充材料；保存会议记录和其他公共记录；协调会议的日程安排、发布和张贴；与其他部门协调公众意见、翻译服务和媒体服务。
5. 与财务处一起协调预算委员会的工作；其工作与校董会的工作相一致。
6. 支持地区集体谈判进程的工作：安排、组织和出席谈判会议和地区核心小组会议；准备、审查和管理机密和敏感材料；为地区谈判小组做会议记录和笔记。
7. 制定和维护与行政部门或指定领域工作有关的所有活动的正式和永久记录管理程序和做法，其中可能包括土地购买、边界变更或重新划分、债券工作、人事或谈判单位记录、校董会记录和选举以及其他需要长期存档的文件。
8. 为行政主管或指定领域组织和协调各种会议、研讨会和其他必要的差旅安排。
9. 帮助促进行政级别职位空缺的招聘流程。
10. 监控行政管理成员的地区缺勤系统；跟踪并记录缺勤情况。
11. 与学区法律顾问合作处理与校董会或集体谈判有关的事务。
12. 解释和说明影响部门或计划领域的惯例、规则、政策、程序和规定。
13. 充当行政人员与其他员工和公众之间的资源和联络人。
14. 协调特定单位或计划领域的运作，包括协调参与项目的其他人员的工作。
15. 协调行政人员的日常工作流程和日程安排。
16. 管理行政人员的电子邮件，包括起草和授权回复。
17. 必要时安排和组织会议和培训。
18. 可协助评估较低级别的员工。

附加功能

履行分配的其他职责。

最低资格

知识

1. 与任务领域相关的业务、预算、人事和公共会议管理的原则和实践。
2. 管理、研究、解决问题和决策以及计划评估的原则和实践。
3. 工作安排和简化的原则与实践。
4. 掌握高水平的英语语法和写作原则，能够进行写作、编辑，并为执行项目提供专业技术知识。
5. 影响部门或指定计划责任领域的相关规则、政策、程序和规定。
6. 现代办公程序、做法和技术能力。

能力

1. 有效地组织工作，独立判断，就工作方法和工作产品做出适当的技术和程序决定。
2. 研究、组织和分析技术信息，编写报告和建议。
3. 监控预算并对具体计划预算进行预测。
4. 操作电子系统和程序，输入、修改和检索信息，并制定报告格式和生成适当的报告。
5. 分析和解决程序和技术问题，实施制定的计划和程序。
6. 维护既定的程序系统和控制措施。
7. 评估和确定工作重点。
8. 与工作中接触的人建立并保持有效的工作关系。
9. 口头和书面表达都要简洁明了。

经验和培训

可酌情提供所需知识和能力的任何经验和培训组合。获得这些知识和能力的一个代表性方法是将以下各项结合起来，相当于三年多的相关经验：

经验

两年负责分析和技术行政级别行政支持工作的经验，并能证明其决策能力。

培训

相当于经认可的学院或大学的副学士学位，主修商业、公共管理、教育或相关领域的课程。

工作环境

气候控制的办公环境和中等强度的噪音。与学区人员和社区有大量接触，包括经常访问学校和参加晚间会议。

身体要求

经常需要伸手、搬运、说话和听力。在典型的办公环境中工作并使用标准办公设备的行动能力。耐力：长时间保持坐姿并集中注意力，以及/或经常从坐姿转为站立、行走、弯腰和下跪。听力和语言能力，能够当面或通过电话进行交流。

视力经常近视；偶尔远视。视力足以阅读印刷材料、电脑屏幕和/或其他监控设备。

力量：久坐/轻便--偶尔用力至 15 磅，或经常微量用力举起、搬运、推、拉或移动物体。

雇用期限

12 个月

工资水平

Salem-Keizer 公立学校保密雇员工资表，511 级。

评估

该职位的绩效将根据学区机密人员评估程序进行评估。