高级秘书

目 的

为指定计划或部门和/或行政人员/主管履行各种负责任和敏感的秘书和文秘职责，提高学生成绩。

班级特点

该职类的职位为单一计划或业务活动或多个较小的计划或业务活动履行文书职责。该职类与秘书职类的不同之处在于，所从事的工作包含更广泛的职责，员工有更大的自由裁量权，可根据与其计划或业务领域相关的既定规则、政策和程序决定适当的行动方案。本职级的职位在既定准则范围内传播信息和解释程序方面的责任也更大。可将工作分配给下属办事员。要求具备与任务领域相关的一般计划知识。可为多名专业人员或一名行政人员服务。

接受和行使的监督

接受指定主管的指导，并可能接受更高一级办公室支助人员的职能和技术监督。执行任务的方法由员工自己负责，并在既定政策或规章制度规定的范围内执行。仅定期审查工作，以确保符合标准和衡量结果。

可对办事员进行职能监督。

工作的基本职能

可能包括但不限于以下内容

1. 为指定计划或部门提供文书支持；为指定计划或部门内的重要职能保存技术记录。
2. 在回答询问时，解释和说明计划或部门政策、规则和规定；在适当情况下转介询问。
3. 为统计和财务报告汇编信息和数据；根据要求向主管提供信息。
4. 汇编和汇集各种特别报告、表格和摘要。
5. 启动和维护各种档案和记录，维护手册和更新参考资料。
6. 撰写日常公文。
7. 担任办公室接待员；筛选来电和来访者，并酌情转介查询。
8. 对各种书面材料进行文字处理，包括信件、测试、报告、统计数据和图表，从草稿、口头指示开始；打字、校对和处理文件；大量打字。可使用转录机/录音机。
9. 安排差旅、维护约会日程和日历，以及安排各种会议。
10. 接收和分发普通邮件和电子邮件。
11. 保持正常和一贯的出勤和守时。
12. 履行与工作描述和任务相符的相关职责。

最低资格

知识

1. 工作组织和研究技巧，足以为各种任务收集数据。
2. 基本簿记原则和实践。
3. 英语用法、拼写、语法和标点符号。
4. 现代办公方法、程序以及办公计算机硬件和软件应用。
5. 商务信函写作的原则和实践。
6. 记录保存原则和程序以及数据库和电子表格的编制。

能力

1. 快速掌握部门政策和程序，以及计划或部门内文秘服务的运作。
2. 履行需要独立判断、决策和解决问题的文书支持职能。
3. 为自己或行政上级研究信息并撰写备忘录、信函和其他信件。
4. 及时有效地计划、组织、优先处理和完成大量工作。
5. 操作计算机输入、修改和检索信息，或使用文字处理或程序。
6. 了解其他部门的组织和运作。
7. 认真分析情况，采取有效的行动方案。
8. 理解并应用部门政策和程序。
9. 汇编信息、保存大量记录并编写报告。
10. 言简意赅地进行口头和书面交流。
11. 以成功完成工作所需的速度打字。
12. 与工作中接触的人建立并保持有效的工作关系。

经验和培训

任何能提供所需知识和能力的经验和培训组合都是合适的。获得所需知识和能力的一个代表性方法是：

经验

在复杂的办公环境中逐步负责文秘工作三年。

培训

相当于十二年级毕业。

工作环境

温度控制在轻度到中度冷/热之间的办公室环境。偶尔或经常暴露于中等至较大的噪音环境中。

身体要求

经常伸手、操作、触摸、说话和听力。在一般办公环境中工作并使用标准办公设备的行动能力，长时间保持坐姿并保持注意力集中的耐力。听力和语言能力：能够当面或通过电话进行交流。
视力：经常有近距离视力；偶尔有远距离视力。阅读印刷材料、电脑屏幕和/或其他监控设备的视力。

力量：久坐/中等--经常使用 10-25 磅的力量，持续使用不超过 10 磅的力量，或经常使用可忽略不计的力量举起、搬运、推、拉或移动物体。