学校办公室专家

目 的

在学校办公室环境中使用各种办公设备和计算机软件程序，直接为学校提供行政支持，履行各种中等复杂程度的文职职责，提高学生成绩。

接受和行使的监督

接受指定主管的指导和一般监督，并可能接受上级学校办公室支持人员的技术和职能监督。执行任务的方法由员工自己负责，并在既定政策范围内执行。仅定期审查工作，以确保符合标准和衡量结果。

工作的基本职能

可能包括但不限于以下内容

注：实际工作职责可能会根据学校内分配的责任领域而有所不同。

1. 准备和维护各种中度复杂的文书记录，如与人事、学生出勤、学生纪律、学生免疫接种、学校/体育活动、项目支出以及用品和材料有关的记录。
2. 使用计算机和文字处理器和/或电子表格软件程序输入和检索数据；开发复杂的记录维护系统；维护记录和生成报告，包括 MUNIS、SmartFind Express（自动代课呼叫系统）和学生信息系统。
3. 如有需要，担任学校办公室接待员；接听和筛选电话，并转给相关人员/办公室进行转接；接待和引导办公室来访者；回复一般信息和帮助查询；处理心烦意乱、愤怒或困惑的来电者。
4. 解释、应用和说明规则、条例、程序和部门或学校政策。
5. 启动和维护各种档案和记录；维护手册和更新资源材料。
6. 维护约会日程和日历，安排会议，安排差旅。
7. 在护士或校医助理不在时，为学生提供医疗支持。以爱心和耐心帮助生病的学生。
8. 对各种书面材料进行文字处理，包括信件、测试、报告、统计数据和图表初稿。
9. 整理并向员工分发邮件
10. 为学校订购和接收用品和材料。
11. 执行基本的会计和簿记任务。
12. 为学生配药，保存医疗记录，并可能履行常规急救职责。
13. 为委员会提供文书支持，包括编制议程和背景材料、誊写和分发会议记录。
14. 协调在办公区工作的学生助理的工作。
15. 保持正常和一贯的出勤和守时。
16. 履行与工作描述和任务相符的相关职责。

最低资格

知识

1. 足以收集、分析和解释数据的工作组织和研究技术
2. 英语用法、拼写、语法、标点符号和算术
3. 现代办公程序及办公电脑硬件和软件
4. 商务信函写作的原则和实践
5. 记录保存原则和程序
6. 根据需要使用簿记和会计文秘工作中使用的术语

能力

1. 在工作量大、工作繁忙的学校办公室环境中处理多项任务
2. 与工作过程和范围内接触的人员建立并保持有效的工作关系
3. 履行各种需要在既定政策、规则和程序范围内做出决策的文书支持职能
4. 及时高效地计划、组织和完成工作任务，并确定优先次序
5. 操作可进入综合财务系统的计算机及相关外围设备和软件。操作各种办公设备。
6. 以成功完成工作所需的速度打字
7. 在繁忙的办公环境中高效率、高效能地工作，其特点是经常被打断，工作量大
8. 身兼多职，能够迅速适应不断变化的情况
9. 在团队环境中有效工作
10. 以口头和书面形式与各类人员进行简明扼要的交流
11. 解释、澄清和应用学校政策和规则
12. 编纂和维护复杂而广泛的记录
13. 认真分析形势，采取有效的行动方案
14. 对涉及教职员工、学生和家庭的所有事项保持最高保密级别
15. 运用外交手段和策略，保持高度的专业精神
16. 提供卓越的客户服务

经验和培训

任何能提供所需知识和能力的经验和培训组合都是合适的。获得这些知识和能力的一个代表性方法是：

经验

在复杂的办公室环境中逐步负责秘书工作三年。有学校办公室工作经验者优先。

培训

相当于十二年级毕业。

工作环境

气候受控的学校办公室环境，可承受中到高强度的噪音。

根据工作地点的不同，与地区人员和外部机构/社区有中度到高度的接触。

身体要求

经常伸手、操作、触摸、说话和听力。在典型的学校环境中工作并使用标准办公设备的行动能力，长时间保持坐姿并保持注意力集中的耐力。听力和言语能力：能够当面或通过电话进行交流。
视力：经常有近距离视力；偶尔有远距离视力。阅读印刷材料、电脑屏幕和/或其他监控设备的视力。

力量：久坐/轻便--偶尔用力至 15 磅，或经常微量用力举起、搬运、推、拉或移动物体。