办公室经理 1

目 的

履行和管理各种办公室和秘书职责，为指定的小型小学提供支持；为校长提供秘书支持，从而提高学生成绩。

班级特点

在规模较小的小学环境中，该职类的职位负责执行初级文秘、秘书、记录和行政支持任务。为校长履行保密秘书职责。经常在校长不在时独立开展工作。

接受和行使的监督

1. 接受指定负责人的指导。执行任务的方法通常由员工自己判断，主管偶尔给予指示、建议和决定。偶尔在工作进行中和完成后对工作进行审查。
2. 可对指定的办事员职位、过路警卫和志愿者进行技术监督。

工作的基本职能

可能包括但不限于以下内容

1. 规划、组织和管理一所小型小学的办公室，包括行政、教职员工和学生活动；担任会计程序、账号和其他办公室事务方面的顾问。
2. 回应信息请求，回答问题，为问题提供第一级解决方案，解释标准化程序和学校政策；利用酌处权和判断力，充当校长与其他教职员工和公众之间的联络人。
3. 维护和协调维护各种文书记录，包括与用品和材料、人事、学生、支出和一般学校活动有关的记录。
4. 使用计算机和文字处理器和/或电子表格软件程序输入和检索数据；开发复杂的记录维护系统；维护记录和生成报告，包括 MUNIS、SmartFind Express（自动代课呼叫系统）和学校行政学生信息（SASI）。
5. 为编制和处理需要使用技术知识的文件和报告（包括预算、学生档案和其他正式档 案）汇编信息，并履行复杂的文书或簿记职责。
6. 为学生、教职员工和公众营造积极热情的氛围。
7. 研究、汇编和编写日常行政和复杂的文书报告和文件；汇编、监督和维护与学校活动有关的各种财务和统计记录及账目。
8. 打字、编辑和校对信函、报告和其他文件；独立为信函和学校通讯汇编信息和/或撰写信函和学校通讯。
9. 向学区其他员工、学生和公众提供学校信息；根据需要向其他人传达主管的信息。
10. 为生病和受伤的学生提供急救和基本医疗服务。
11. 为各种会议安排日程。
12. 可规划、分配和审查办事员职位的工作。
13. 保持正常和一贯的出勤和守时。
14. 履行与工作描述和任务相符的相关职责。

最低资格

知识

1. 工作安排的原则和实践
2. 影响学校运作和计划的相关规则、政策、程序和规定
3. 簿记和记录保存的基本原则
4. 免疫接种要求及其他与健康有关的政策和程序
5. 现代办公程序和计算机设备。精通学区使用的所有计算机应用软件，并能使用互联网处理学校事务，包括 Microsoft Word、Excel、Groupwise、SASI、Internet Explorer、SmartFind Express、MUNIS、Quicken、Publisher、Print Shop。
6. 商务英语、拼写、标点和语法 基础数学

能够

1. 独立规划并有效管理学校办公室职能
2. 必要时采取独立行动，处理特殊问题
3. 在繁忙的学校办公室环境中，以服务为导向的态度有效地开展工作，经常受到干扰
4. 身兼多职，能够迅速适应不断变化的情况。遵守预先设定的最后期限
5. 理解、解释和应用影响学校运作和计划的学区政策、程序和规定
6. 在与学生互动时以同情的方式作出回应
7. 编制和维护复杂的记录，并根据这些记录编制定期报告
8. 编制和维护中等复杂程度的财务记录和分类账，包括预算文件
9. 协调他人的工作
10. 撰写日常信函
11. 操作可进入综合财务系统的个人电脑及相关外围设备和软件，包括 Microsoft (MS) Word、Excel、Filemaker Pro 或其他数据库程序。
12. 以成功完成工作所需的速度打字
13. 运用外交手段和策略，保持高度的专业精神。促进公共关系
14. 对涉及教职员工、学生和家庭的所有事项保持最高保密级别
15. 与工作中接触的人建立并保持有效的工作关系。
16. 言简意赅地进行口头和书面交流

经验和培训

任何有可能提供所需知识和能力的经验和培训的组合都是合适的。获得这些知识和能力的一个代表性方法是：

经验

两年负责秘书/办公室管理工作的经验，具有高度的独立性。有一年学校办公室工作经验者优先。

培训：

相当于完成十二年级课程，并辅修秘书学、办公室管理、文字处理或相关专业课程。

特殊要求

持有或能够获得急救卡。有心肺复苏（CPR）证书者优先。

工作环境

1. 气候控制的办公环境和中等强度的噪音。
2. 与地区人员和社区保持高度接触。

身体要求

经常伸手、操作、触摸、说话和听力。在典型的学校办公室环境中工作并使用标准办公设备的行动能力。需要经常从坐位到站立、行走、弯腰和下跪的耐力。视力：能够阅读印刷材料和电脑屏幕或其他监控设备。听力和语言能力，能够当面和通过电话进行交流。

力量：久坐/轻便--偶尔用力至 15 磅，或经常微量用力举起、搬运、推、拉或移动物体。