采购协调员

工作地点：商务服务部
职位类别：行政类
汇报对象：商务服务部主任
管理职责：有
薪级：208A – 行政薪级表
雇佣期限：12个月（260天）
《公平劳动标准法》（FLSA）适用状态：豁免

职位概要

采购协调员负责为学区的采购、合同签订和采购职能提供战略领导，以确保对公共资源的负责任管理、遵守适用的采购法律，并高效提供支持学生成功和学区运营所需的货物与服务。该职位通过制定采购战略、监督竞争性招标和合同管理流程、制定采购政策和程序，以及领导旨在促进运营卓越、透明度、财政责任以及公平获取学区合同机会的持续改进工作，来实现上述目标。 该职位与学区领导层、各学校、各部门、法律顾问、供应商及社区合作伙伴密切合作，就采购事务提供专业指导，降低组织风险，并加强采购实践，以支持学区的使命、愿景和核心价值观。

核心绩效职责

在职人员可履行下列基本职责的任意组合。

1. 积极参与团队、学校及学区的各项举措，通过促进协作、共同解决问题及营造相互尊重的文化氛围来推动工作。贡献创意、支持同事并共同推进共同目标。
2. 通过寻求反馈、追求专业发展机会以及运用新知识和技能来提升绩效和服务，展现出对持续学习的承诺。
3. 通过准确、高效且富有同理心的响应，为内部及外部利益相关者提供符合价值观的高品质服务。在所有互动中保持积极主动、注重解决问题的态度。
4. 通过在既定程序内提出提升效率、服务或成果的建议，识别改进机会。展现对新思路和新方法的开放态度。
5. 领导并协调全学区的采购计划，制定符合俄勒冈州公共采购要求、学区政策及组织优先事项的计划优先级、标准、程序、内部控制措施和服务预期。
6. 规划、组织和监督所有采购活动，包括竞争性招标、合同制定、合同管理、合作采购以及货物和服务的采购。
7. 负责领导复杂、高价值或高风险的竞争性采购和合同签订工作，并与相关学区利益相关方协调采购策略、招标文件编制、评审流程、谈判、合同执行及管理事宜。
8. 作为该学区在公共采购和合同签订方面的主要专业资源，就采购策略、招标方法、采购授权、合同要求、道德规范、合规性以及组织风险等方面向管理人员和员工提供咨询。
9. 负责管理涉及教学和教育资料、专业及咨询服务、技术解决方案，以及建筑、翻新和资本改善项目的复杂合同。
10. 负责监督合同的起草、审核、谈判、签订和执行，以确保符合法律规定、履行财务责任，并确保供应商顺利履约。
11. 负责领导采购系统、工作流程及业务流程的开发与持续改进，以提升效率、透明度、客户服务水平及运营效能。
12. 负责开发、提供和评估全学区范围内的采购培训及指导材料，以确保员工了解采购要求、授权范围以及适用的法律法规和程序。
13. 在促进公平、公开和竞争性采购实践的同时，与供应商、政府机构、联合采购组织及社区合作伙伴建立并维护富有成效的合作关系。
14. 与学区领导层、财务部、设施部、技术部、营养服务部、法律部及其他部门通力合作，制定支持教学和运营优先事项的采购策略。
15. 制定并监督全学区的采购和合同管理实践，识别合规或运营风险，并就整改措施、政策调整、培训或流程改进提出建议。
16. 制定采购绩效考核指标，分析采购、合同、供应商及服务数据，以评估项目成效，并就成本节约、合规性、服务交付及资源利用率提出建议。
17. 领导战略采购和采购计划，通过利用联合采购、竞争性采购、标准化、供应商绩效评估及其他策略，提升公共资源的价值并确保其得到负责任的管理。
18. 通过确立明确的期望、促进职业发展，以及营造协作、责任担当、客户服务和持续改进的文化，对采购人员进行监督、培养和评估。
19. 负责管理学区的采购卡（P-Card）项目，包括卡片发放、政策实施、用户培训、合规监控及项目监督，以确保学区资源得到负责任且有效的使用。
20. 根据分配，履行与该职位有关的其他职责。

知识

1. 组织政策与程序、岗位职责指南，以及学习并应用学区标准的能力。
2. 公共采购原则、竞争性招标方法、合同管理以及采购最佳实践。
3. 关于公共采购和合同的联邦、州及地方法律、法规和行政规则。
4. 合同谈判、供应商管理及供应商绩效评估。
5. 个人服务合同要求，包括专业服务、咨询服务、建筑服务、工程服务及其他专项服务。
6. 预算编制、财务控制、采购实践以及公共资金问责制。
7. 采购软件、企业资源规划（ERP）系统以及采购技术。
8. 库存管理、资产处置及闲置资产管理的原则。

技能

1. 具备与岗位职责相匹配的出色口头及书面沟通能力。
2. 运用适用于该职位的常用技术工具，包括电子邮件、生产力应用程序、数字通信平台以及学区和职位专属系统，并具备根据需要学习新工具的能力。
3. 具备出色的分析、组织、谈判和项目管理能力。
4. 起草清晰、准确且符合法律规定的招标文件、合同、报告及往来信函。
5. 负责管理专业服务、教学材料及建筑相关采购的竞争性招标流程，包括征求建议书（RFP）、招标邀请书（ITB）以及替代性采购/项目交付方式。

能力

1. 与学生、教职员工、家庭及社区合作伙伴建立并保持积极、富有成效且具有文化响应力的关系。
2. 提供及时、准确、礼貌且富有同理心的服务，体现学区核心价值观。
3. 运用明智的判断力，恪守保密原则，以专业、谨慎和正直的态度处理敏感事务。
4. 在截止期限、干扰以及不断变化或相互冲突的优先事项下高效工作。
5. 一致且准确地解读并应用采购法律、政策、法规及合同要求。
6. 分析复杂的采购问题，评估各种方案，并制定切实可行且经济高效的解决方案。
7. 牵头推进流程改进，以提升运营效率、加强内部控制、确保合规并优化客户服务。

最低资格

在满足这些职位要求时，可综合考虑培训、经验和/或教育背景的任何组合。

教育

工商管理、公共管理、供应链管理、采购、金融、会计或相关领域的学士学位。 

经验

1. 在复杂、业务量大的环境中，拥有五年在公共采购、合同制定和合同管理方面逐步承担更多职责的工作经验；或具备其他能够证明其具备履行岗位职责所需知识、技能和能力的工作经验。
2. 优先考虑在K–12教育机构、政府机构或其他公共部门工作过的人员。
3. 具备数据分析、团队领导或项目管理方面的经验。

许可证、证书及其他要求

1. 持有有效的美国驾驶执照，并能提供私人交通工具（提供里程报销）
2. 优先考虑持有俄勒冈州颁发的采购认证（例如：俄勒冈州中级或高级采购认证）、全国认可的公共采购认证（例如：CPPO 或 CPPB），或能在入职后两（2）年内取得相关公共采购认证的候选人。

工作条件

身体要求

1. 持续（超过5.6小时或占一天时间的69%）：手指灵巧度、听力、坐姿
2. 频繁（2.6 小时至 5.5 小时，或占一天时间的 33% 至 68%）：重复性动作
3. 偶尔（最多2.5小时或占全日32%）：站立、行走
4. 罕见：（少于1小时或占全日12%）：平衡、搬运/举重、攀爬、色觉、匍匐、蹲踞/跪姿、多肢协调、拉拽/推挤、伸手取物

工作类型/体力要求

久坐型工作： 偶尔施加不超过10磅的力，和/或频繁或持续施加微不足道的力来举起、搬运、推拉或移动物体（包括人体）。久坐型工作要求大部分时间保持坐姿。若仅偶尔需要行走和站立，且满足所有其他久坐标准，则该工作属于久坐型。

精神和心理需求

常规要求：该职位涉及在既定程序和时间框架内执行常规且结构化的工作。工作环境通常具有可预测性，较少接触情绪压力大的情境、冲突或高风险的公众互动。认知要求在明确职责范围内保持稳定且可控，该岗位通常无需长时间专注于高度复杂的任务。

工作环境

日常风险与不适程度：工作环境存在日常风险或不适因素，需采取常规安全防护措施，如办公室、会议室、教室、图书馆或商用车辆等场所常见的防护措施，包括：使用办公设备时遵循安全操作规程、避免绊倒和跌倒、遵守消防规定及交通信号。工作区域照明、供暖及通风条件均符合要求。

平等就业机会声明

Salem-Keizer 公立学校是一个机会均等的雇主，不会因种族、肤色、宗教、国籍、年龄、残 疾或性别（包括怀孕、性取向、性别认同及其他受法律保护的特征）而有所歧视。为使残障人士能够履行基本职责，学校可能会提供合理的便利。

代表职责

本职位描述旨在准确反映该职位的职责、责任和要求。它无意也不应被解释为与该职位相关的所有职责、技能或工作条件的包罗万象的清单。学区保留在必要时修改、增加或删除职责以及分配其他职责的权利。

修订日期

2026年9月1日 - 更新